Despre Aria de cunoștințe a Achizițiilor și caracteristicile diferitelor contracte am mai scris aici, acum însă aș vrea să mă refer la un aspect din noua Lege a achizitiilor publice referitor la modul de determinare a valorii estimate a unui proiect / lucrări de investiții.
Subiectul e vast, dar mă voi limita la clarificarea celebrei sintagme cheltuieli „diverse și neprevăzute” care a dat naștere celebrelor Acte Adiționale prin care s-au umflat valorile contractelor la sume astronomice față de estimarea inițială în baza căreia au fost atribuite.
Am eu o vorbă, „cea mai bună practică e o teorie bună”. De fapt, în speță, nu strică un mic recurs la puțină teorie de project management. Un bun manager de proiect (format la cursuri serioase ) ar trebui să știe că sintagma „diverse și neprevăzute” se referă de fapt la Rezerva de contingență și Rezerva de management !
Parcurgând Indrumarul realizat de ANAP pentru Autoritățile Contractante pentru o mai bună aplicare a noilor legi privitoare la achiziții, am constatat că se sublinia faptul că cheltuielile din categoria ”diverse și neprevăzute” nu vor fi incluse în valoarea estimată a lucrării/proiectului, ceea ce reprezintă o evoluție față de prevederile art.29 alin. (21) din OUG nr.34/2006, abrogată în prezent.
Potrivit prevederilor HG nr.28/2008 ”Diverse și neprevăzute” reprezintă cheltuieli INCLUSE în structura devizului general al obiectivului de investiții, iar utilizarea sumelor aferente acestora se realizează, în funcție de necesități, prin încheierea unui act adițional la contractul inițial. (UPDATE – HG nr. 907 din 29 noiembrie 2016 – privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice- Anexa 6, Secțiunea 5, Art. 5.3 – Cheltuielile diverse şi neprevăzute vor fi folosite în conformitate cu legislaţia în domeniul achiziţiilor publice ce face referire la modificările contractuale apărute în timpul execuţiei.)
În acest context, Actul Adițional reprezintă expresia aplicării mecanice a clauzelor contractuale, adică a unei modificări nesubstanțiale în conformitate cu dispozițiile art. 221 din Legea nr.98/2016. Veți înțelege imediat de ce este necesar un Act Adițional pentru utilizarea unei sume incluse deja în deviz.
Rezerva de contingenta vs Rezerva de management
Spuneam că expresia aceasta aproape populară „Diverse și neprevăzute” are corespondent în teoria project managementului în următoarele 2 concepte: Rezervă de contingență și Rezervă de management.
Ce este Rezerva de contingenta?
Atunci când estimezi lucrări/proiecte ce comportă riscuri, incertitudine, există tehnici de estimare (ex. PERT) și mai apoi metode de analiză (ex. Analiza Monte Carlo) pentru determinarea impactului financiar al riscurilor cunoscute (known-risks) asupra valorii / bugetului proiectului. Un program bun de project management calculează automat și spune care este rezerva de contingență necesară pentru acoperirea riscurilor identificate.
Așadar, dacă în documentație sunt identificate și documentate corespunzător riscurile știute, atunci se poate face și o estimare financiară a impactului acestora, în cazul în care se produc.
ATENȚIE ! Dacă riscurile respective nu se produc, atunci este de bun simț ca nici sumele alocate în această rezervă de contingență să nu fie cheltuite. De aici necesitatea unui Act aditional pentru a putea fi utilizate.
Ce este rezerva de management?
Rezerva de management acoperă riscurile neidentificate în faza de ofertare (unknown risks – sau cum zicem noi „neprevăzutele”). Aici practica este aceea de aplica un procent de 5-10% din valoarea totală a proiectului… în funcție de gradul de incertitudine / inovație al acestuia. Cu cât proiectul e mai complex și mai inovator, cu atât pot apărea elemente neprevăzute. Evident, totul trebuie corelat cu expertiza, experiența necesare pentru a te putea califica la anumite proiecte/lucrări.
Diversele si neprevazutele trebuie prevazute în bugetul proiectului
Neincluderea valorii cheltuielilor „diverse și neprevăzute” în valoarea estimată a contractului de investiții nu trebuie să ne ducă cu gândul la faptul că AC nu trebuie să prevadă nicăieri aceste sume, dimpotrivă. Scopul acestor sume îl reprezintă asigurarea resurselor financiare necesare în vederea implementării modificărilor nesubstanțiale efectuate cu respectarea prevederilor art.221 din Legea nr.98/2016.
Această abordare (preferată de ANAP) vine ca urmare a prevederilor referitoare la modificările contractuale din cadrul noii legislații în domeniul achizițiilor, luând în considerare faptul că, printr-o eventuală introducere a „cheltuielilor diverse si neprevăzute” în valoarea estimată, se poate ajunge la situația dublării sumelor cheltuite, deoarece se va consuma mai întâi cuantumul sumele incluse în contracte sub această titulatură („cheltuielilor diverse si neprevăzute”) și, ulterior, se va face și aplicarea modificărilor contractuale (modificări nesubstanțiale; modificări sub plafonul de 15% din valoarea contractului în cazul celor de lucrări) care se aplică la valoarea contractului (valoare care conține deja cheltuielile diverse si neprevăzute), fapt susceptibil a conduce la corecții financiare pe proiectele finanțate din fonduri europene.
Dacă din categoria riscurilor necunoscute (a se citi, imposibil de anticipat de o Autoritate Contractantă „diligentă”) se actualizează riscuri cu impact major asupra proiectului, vorbim de modificări substanțiale. În acest caz, Autoritatea Contractantă are la dispoziție prevederile art. 221 al. (1), lit. c coroborat cu al. (4), putând majora cu max. 50% valoarea contractului inițial, fără reluarea procedurii de licitație, dar nu în orice condiții.
Acest tip de modificare contractuală se supune însă verificărilor ex-ante efectuate de ANAP care va analiza temeinicia argumentelor în baza cărora se solicită modificarea substanțială. Dacă riscurile puteau fi ușor anticipate, dar nu s-a făcut acest lucru, atunci se pune problema ori de lipsă de profesionalism, ori de practici lipsite de fair-play (ca să nu le spun de-a dreptul corupte!) ce vizează licitarea unei sume mai mici pentru câștigarea lucrării, iar mai apoi suplimentarea valorii contractului prin acte adiționale ca urmare a apariției de „diverse și neprevăzute”.
Valoarea estimata proiectare & asistenta si lucrari
O altă NOUTATE, prevăzută de această dată de legislația secuntară, respectiv Art. 17, al (4)din HG 395/2016 – Normele metodologice, se referă la modul de stabilire a valorii estimate a contractului având ca obiect prestarea serviciilor de proiectare tehnică şi asistenţă din partea proiectantului pentru fiecare obiectiv de investiţii în parte, cumulată cu cea a lucrărilor aferente obiectivului de investiţii, indiferent dacă acestea fac obiectul aceluiaşi contract sau se atribuie contracte diferite.
În acest caz vorbim practic de evitarea divizării artificiale a contractelor în scopul aplicării procedurilor mai „blânde”.
În final remarcăm preocuparea ANAP de a populariza toate modificările survenite prin noua legislație a achizițiilor. Râmâne de văzut dacă Autoritățile Contractante vor avea capacitatea de a integra „din mers” aceste noutăți, atât în litera, dar mai ales în spiritul lor…
