Așa cum promisiunea că vom avea 50% rată de absorbție a fondurilor europene până la finalul anului a fost uitată sau încălcată, și angajamentul că noile proiecte vor beneficia de un ritm alert de evaluare/contractare a avut același tratament.
Dacă așa se întâmplă lucrurile într-un domeniu care constituie prioritate națională, oare cum o fi în alte domenii ce nu constituie vârful de lance al guvernării, dar afectează totuși într-un fel sau altul sute de mii sau poate milioane de conaționali ?!
O ipoteză pe care vom încerca să o demonstrăm în cele ce urmează ar fi aceea că deși, în prezent, în eșalonul întâi există voință politică pentru ca lucrurile să meargă în direcția bună, în eșalonul doi această voință nu este dublată de putința unor tehnicieni cu skills-uri de project manageri și nici de dorința de a face treabă a funcționarilor demotivați ce se află în eșalonul trei.
Recorduri greu de egalat
Sperăm că responsabilii actuali NU se compară cu ceea ce s-a întâmplat în trecut, deoarece vor fi greu de egalat „performanțele”. Între momentul deschiderii unui Call și contractarea propriu zisă s-au înregistrat termene chiar și mai mari de 24 de luni !
Ce valoare mai are acel proiect scris în urmă cu 2 ani ? Mai există grupul țintă? Mai există nevoia ? Condițiile au rămas aceleași ? Stakeholderii au rămas neclintiți ? Puțin probabil…
Dar să revenim la actualitate cu un studiu de caz aplicat pe POSDRU, ușor de generalizat din păcate… După amânări succesive, în perioada iunie-august 2013 au fost lansate 43 de Cereri de Propuneri de Proiecte, în cadrul cărora s-au înregistrat 4.534 de aplicații. La momentul scrierii acestui articol, ultima săptămână din noiembrie, nu există nicio informație concretă cu privire la rezultatul evaluării Faza B sau calendarul estimativ al contractării.
Lipsa de predictibilitate
La multiplele întâlniri la care am participat cu actualii responsabili de soarta fondurilor europene am cerut cu insistență să se comunice un calendar estimativ pentru procesul de evaluare-selecție-contractare. Aceasta este o practică banală în Europa care ajută potențialii beneficiari să facă niște minime previziuni.
Să luăm un exemplu concret pentru a fi mai explicit: atunci când vrei să aplici cu un proiect al cărui grup țintă este format din elevi sau studenți, iar durata maximă a proiectului nu poate depăși 18 luni, este esențial să anticipezi dacă proiectul are vreo șansă să înceapă odată cu anul școlar sau dacă dimpotrivă primele 3 luni din proiect se vor suprapune cu lunile de vacanță.
La întâlnirile anterioare lansării call-urilor s-a opinat că ar fi imposibil de făcut un astfel de calendar deoarece nu se poate anticipa numărul de aplicații depuse. Acesta este un răspuns inacceptabil din punctul nostru de vedere, deoarece considerăm că o minimă prognoză trebuie să existe. Nu mai avem nici măcar scuza lipsei de experiență. Au trecut 6 ani din actualul exercițiu financiar, avem date istorice referitoare la call-urile anterioare, etc!
După închiderea call-urilor însă, s-a cunoscut cu exactitate numărul de aplicații depuse, dar tot nu a fost făcut public un calendar! Fie și pentru a scuti personalul call-center-ului de mii de telefoane penibile și tot cred că se merită să publici un astfel de calendar. Nu mai vorbim de comunicare, transparență, predictibilitate…
Problema de management a timpului
Noi credem că problema întocmirii unui calendar este rezolvabilă, cu condiția să existe în eșalonul 2 o serie de tehnicieni care să poată pune în practică o serie de reguli minimale de management al timpului, iar în eșalonul întâi să existe politicienii care să-și reafirme voința declarată, aprobând un astfel de calendar și punând la dispoziție resursele necesare.
O combinație destul de simpla de estimare prin analogie și estimare parametrică ar fi soluția problemei aparent insolvabile, dar mai întâi să furnizăm datele acesteia:
Ce stim ?
Pe baza informațiilor istorice și a regulilor existente cunoaștem/pute(a)m afla următoarele date:
- Se vor depune între 4000 și 6000 de proiecte.
- Aproximativ jumătate din acestea vor fi depuse la call-urile ce se vor închide la finalul lunii iunie (Lotul 1) și cealaltă jumătate la call-urile ce se vor închide la finalul lunii august. (Lotul 2)
- Proiectele vor fi evaluate faza A și faza B.
- Proiectele care nu trec de faza A (aprox 25%) nu vor fi evaluate în faza B.
- Rezultatele evaluării vor fi făcute publice doar după încheierea celor două faze de evaluare
- Fiecare proiect trebuie evaluat de 2 evaluatori independenți atât în faza A, cât și în faza B
- Un evaluator Faza A nu poate evalua în Faza B, dar un evaluator calificat să evalueze în Faza B, poate evalua și proiecte în Faza A
- Un evaluator poate evalua în medie 2 proiecte pe zi pentru faza A și 1 proiect pe zi pentru faza B.
- Pentru a asigura o evaluare corectă și unitară, un eșantion aleatoriu format din 20% din proiectele evaluate vor fi auditate de experți independenți pe care îi pune la dispoziție autoritatea contractantă
- Așteptările stakeholderilor proiectului sunt ca tot procesul să se finalizeze până la finalul lunii octombrie (această dată a fost comunicată în repetate rânduri de Ministrul Fondurilor Europene)
- Evaluarea proiectelor este o activitate sub-contractată pentru care se va face achiziție în cadrul unui proiect de asistență tehnică
- Există riscul ca o parte din evaluatori (20%) să nu performeze din varii motive (demotivare, lipsă de experiență, lipsă de seriozitate etc)
- Fiind prioritate națională, bugetul proiectului va fi asigurat fără probleme – mai ales ca există bani europeni necheltuiți alocați pentru asistență tehnică
- Procesul de rezolvare a contestațiilor nu face parte din conținutul proiectului – el va fi tratat ca un proiect distinct)
- Procesul de contractare nu face parte din conținutul proiectului, el va fi tratat ca un proiect distinct
Ce trebuie sa aflam ?
- Câte ore de evaluare trebuie sub-contractate pentru a evalua toate proiectele ?
- De câți evaluatori avem nevoie pentru a finaliza evaluarea tuturor proiectelor până la finalul lunii octombrie?
- Ce prevederi minimale ar trebui să existe în acordurile cadru încheiate cu operatorii economici ce subcontractează activitatea de evaluare astfel încât să se minimizeze riscurile de neîncadrare în termenele limită.
- Ar fi posibil să se comunice rezultatul evaluărilor proiectelor (faza A+B) în două faze: final august pentru proiectele depuse la finalul lunii iunie, final octombrie pentru proiectele depuse la finalul lunii august ?
Solutia problemei
- Trebuie subcontractate min. 32.000 ore și max. 48.000 ore evaluare Faza A
- Trebuie subcontractate min. 48.000 ore și max. 72.000 ore evaluare Faza B
- Subcontractorii trebuie să pună la dispoziție între 50-75 de evaluatori pentru faza A disponibili pentru o perioadă de min. 80 de zile lucrătoare
- Subcontractorii trebuie să pună la dispoziție între 75-113 evaluatori pentru faza B disponibili pentru o perioadă de min. 80 de zile lucrătoare
- Subcontractorii trebuie să furnizeze o listă de rezervă formată din min 15 evaluatori faza A și 20 evaluatori faza B ce vor fi utilizați în caz de nevoie.
- În acordurile cadru se va prevedea o normă de 2 proiecte pe zi / evaluator Faza A și 1 proiect/zi / evaluator Faza B
- Pentru Lotul 1 va exista un dead-line la finalul lunii august iar pentru Lotul 2 va exista un dead-line la finalul lunii octombrie.
- Orice nerespectare a normei de proiecte pe zi atrage o penalizare de până la 35%.
- Depistarea de erori în evaluarea proiectelor se penalizează cu procent cuprins între 20% și 60%, în funcție de erorile constatate
- Abandonarea fără motiv temeinic a evaluării proiectelor alocate atrage interdicția pentru o perioadă de 2 ani de a mai participa la alte achiziții organizate de Autoritatea contractantă.
În tot acest timp o echipă suport formată din funcționari ai Achizitorului ar trebui să asigure secretariatul operațiunii, îndepărtând eventualele obstacole ce pot apărea pe parcurs și facilitând o comunicare unitară la nivelul tuturor evaluatorilor implicați.
Concluzii
Evident, un plan foarte bine făcut nu este totul. Monitorizarea și controlul execuției proiectului, respectiv a execuției contractelor trebuie să se facă continuu.
Aceeași manageri de proiect, care au realizat planificarea, trebuie să anticipeze/rezolve eventualele probleme ce survin inevitabil în execuția unui proiect și să minimizeze necesitățile de schimbare a previziunilor inițiale, folosindu-se de pârghiile specifice.
În opinia noastră, motivul principal pentru care avem rezultate atât de nefericite în ceea ce privește atragerea fondurilor europene este acela că nu există un corp de tehnocrați cu competențe dovedite în management de proiect care să fie motivate să lucreze în autoritățile responsabile pentru a coordona la nivel tehnic punerea în operă a politicilor decise la nivel politic.
Acești tehnocrați ar trebui să fie dotați fiecare cu câte o echipă de funcționari bine-pregătiți și motivați pentru a gestiona toate aceste proiecte esențiale pentru cheltuirea responsabilă și cu impact a banilor europeni.
Atât timp cât problema absorbției banilor europeni va fi tratată ca prioritate națională doar la nivel de discurs politic, dar măsurile concrete sunt dictate mai degrabă de ipocrizie și lipsă de viziune, ne este teamă că lucrurile nu se vor schimba dramatic, drept dovadă, la finalul anului 2013 vom înregistra o rată de absorbție de maximum 30%, față de angajamentul de 50% asumat de actualul ministru al fondurilor europene la momentul învestiturii.
Și e trist…
Acest articol a apărut și în Nr. 7 al Revistei Române de Managementul Proiectelor.
